Digitale bAV Verwaltung
Die digitale bAV Verwaltung wird immer wichtiger!
Die digitale bAV Verwaltung wird immer wichtiger!
Arbeitgeber, die aktuell die betriebliche Altersversorgung (bAV) manuell verwalten, zahlen nicht nur einen hohen Preis über die nicht gemessenen Personalkosten, der im Unternehmen verantwortlichen Personen, die in der Regel zur Personalabteilung gehören, sondern binden dadurch zusätzliche Arbeitszeit, die für das wichtige Recruiting fehlt.
Rechtssichere und anwendungsfreundliche digitale Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung by VIAKP e.V.
Der VIAKP e.V. sorgt mit seinem digitalen anwendungsfreundlichen und sicheren bAV Verwaltungssystem nicht nur für die betriebliche Altersvorsorge beim Arbeitgeber, sondern über die bAV Mitarbeiter WebAPP auch beim Arbeitnehmern für eine perfekte Übersicht und Einsicht des vom Arbeitgeber festgelegten Betriebsrenten Konzeptes.
Der Arbeitgeber stellt alle gewünschten Informationen über die bestehenden und zukünftigen Versorgungsleistungen, Versorgungsordnungen, Versorgungsträger, Tarife und alle vom Gesetzgeber verpflichtenden Informationen über die betriebliche Altersversorgung zur Verfügung. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit über festgelegte bAVWebApp Bausteine seine Texte auszusuchen bzw. die gewünschten Texte im Corporate Design und in Form der eigenen Unternehmenskultur uns vorzugeben, die von unsere IT Abteilung übersichtlich eingepflegt werden.
Dokumentations- und Informationspflichten des Arbeitgebers werden effizient, schell, rechtssicher und zeitnah über das digitale bav Verwaltungssystem by VIAKP auf Wunsch für den Arbeitgeber vollständig übernommen.
Grundsätzlich ist kein Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeiter über den Rechtsanspruch auf betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung aufzuklären. Das haben uns bereits die unterschiedlichen Rechtsurteile (z.B. ) aufgezeigt. Allerdings wurden in diesen Rechtsurteilen und den neuen gesetzlichen Richtlinien, die ebenfalls durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) verstärkt wurden, ist der Arbeitgebers verpflichtet gewisse Informationen abzugeben.
Gleichzeitig wird der Arbeitgeber durch folgende Gesetze (z.B. § 4a BetrAVG, DSGVO, GoBD, uvm.) gezwungen, diese Informationen an seine Mitarbeiter zu kommunizieren.
Aufgrund dieser zunehmenden Verpflichtungen, die der Arbeitgeber in der betrieblichen Altersversorgung zu den bisherigen Verwaltungsarbeiten übernehmen muss, ist davon auszugehen, dass Arbeitgeber zukünftig nur noch mit einem digitalen bAV Verwaltungstool effektiv und kostengünstige Verwaltungskosten abbilden kann. Wird die betriebliche Altersversorgung (bAV) im Unternehmen weiter manuell verwaltet, muss der Arbeitgeber zur Personalabteilung, neue Mitarbeiter einstellen, die eine fachliche Ausbildung in der betrieblichen Altersversorgung besitzen.
Selbst durch Rechtsurteile wurden bereits Online-Portallösungen bestätigt (BGH vom 13.01.2021 XII zb 401/20)
Die kostengünstigere Lösung und rechtssichere Abwicklung inklusive den aktuellen Versorgungsleistungen aus den einzelnen Versicherungsvertrag der Mitarbeiter werden direkt über das digitale bAV Verwaltungsportal by VIAKP für Arbeitgeber bzw. über die bAV Mitarbeiter WebAPP 365/24 abgebildet.
Es gibt kein manuelles Verwaltungsportal, was diese gesetzlich verpflichteten Informationspflichten automatisiert den Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stellen kann.
Rechtssicherer Dokumentenaufruf und Einsicht über das digitale bAV Verwaltungsportal für Arbeitgeber oder der bAV Mitarbeiter WebApp by VIAKP mit ein paar Klicks mit den persönlichen Logindaten.
Jede Form der betrieblichen Altersversorgung (bAV) wird immer über die arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlagen einer Versorgungszusage durch den Arbeitgeber veranlasst. Diese schriftlich erteilte Versorgungszusage der Betriebsrente enthält immer unterschiedliche Versorgungsleistungen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 BetrAVG), die der Arbeitgeber an den jeweiligen Mitarbeiter für den Leistungsfall zugesagt hat.
Grundsätzlich werden diese wichtigen Vertragsunterlagen in der Personalakte des Mitarbeiters abgelegt. In der Regel wird die Personalakte nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters spätestens nach 5 Jahren vernichtet und die gesamten Vertragsunterlagen der erteilten Versorgungszusage der betrieblichen Altersversorgung werden ebenfalls vernichtet.
Allerdings wissen die meisten Personen in der Personalabteilung nicht, dass die Verjährung von Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung immer erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG) ab Leistungsbeginn entsteht. Das ist oft auch der Grund, warum Rechtsurteile grundsätzlich immer gegen den Arbeitgeber ausfallen, da die benötigten Vertragsunterlagen, die vor Jahren erteilte Versorgungszusage in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) erteilt wurden.
Alle Änderungen, Nachträge, Versicherungspolicen sind Bestandteil der betrieblichen Altersversorgung und stehen in dem digitalen bAV Verwaltungsportal by VIAKP für den Arbeitgeber und seine Mitarbeiter zum Abruf bereit.
Eine betriebliche Altersversorgung lebt von Jahr zu Jahr. Die Betriebsrente unterliegt einer Vielzahl von unterschiedlichen Faktoren, wie die oben aufgeführten Gesetze, der Entwicklung der Wirtschaft und den daraus entstehenden Zinsen und der damit verbundenen Tariflandschaft der Versorgungsträgers.
Deshalb ist es um so wichtiger, dass der Arbeitgeber, die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung und die Belegschaft jederzeit auf alle Vertragsunterlagen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) zugreifen kann. Durch die ständigen Änderungen in der betrieblichen Altersversorgung bestehen unterschiedliche Durchführungswege und Versorgungszusagen, die im Unternehmen existieren.
Welche Vertragsunterlagen sind für die rechtswirksame Umsetzung einer betrieblichen Altersversorgung so wichtig?
Eine rechtswirksame betriebliche Altersversorgung (bAV) sollte immer auf der arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage von jedem Arbeitgeber aufgebaut werden.
Arbeitgeber die Ihr Firmenkonzept der betrieblichen Altersversorgung nur auf einem Versicherungsvertrag aufbauen, können heute bereits schon Rückstellungen für Regressansprüche aus der erteilten Versorgungszusage in Ihre Bilanz einbuchen.
Der VIAKP e.V. stellt Ihnen nicht nur das agile, effiziente und sicherere digitale bAV Verwaltungsportal zur Verfügung, sondern empfiehlt Ihnen auf Wunsch einen unabhängigen Experte für die betriebliche Altersversorgung oder gewährt Ihnen einen Zugang zum Netzwerk von bAV Juristen.
Jede rechtssichere Versorgungszusage besteht aus folgenden Vertragsunterlagen:
- Angebot
- Anwartschaftsberechnungen und Auskünfte von externen Trägerunternehmen
- Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung
- Beratungsdokumentation
- Deckungskapitalangebot
- Deckungskapitalübertragungsvereinbarung
- Entgeltumwandlungsvereinbarung
- ESG Dokumentation (Nachhaltigkeitserklärungen)
- Fondsunterlagen (Anlageprofil, Factsheet)
- Geldwäschedokumentation
- Hinterbliebenenvereinbarung
- Identifizierung
- Ist Stand Vertragsinformationen p.a.
- Korrespondenz (Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Berater, Versicherer, sonstige Einrichtungen)
- Pensionssicherungsverein a.G. (Absicherung, Gutachten, Rechnungen, Vereinbarungen)
- Postvollmacht
- Nachträge (z.B. Beitragsfreistellung, Dynamik, Erhöhung, Reduzierung)
- Versicherungsdokumente
- Versicherungspolice
- Versicherungsmathematische Unterlagen
- Versorgungszusage
- Verzichtserklärung des nicht gewünschten Rechtsanspruches auf Entgeltumwandlung und dem gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss
In der Regel liegen diese Unterlagen oft nicht auf Knopfdruck in der Personalakte vor und fehlen oft zum benötigten Zeitpunkt.
Mit Hilfe der digitalen bAV Verwaltung by VIAKP geben Sie den Titel in die Suchfunktion ein, drücken auf Enter und das gewünschte Dokument liegt Ihnen zur Einsicht vor.
Gibt es arbeitsrechtliche Anforderungen zur manuellen oder der digitale bAV Verwaltung, die der Arbeitgeber durch das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) beachten muss?
Das Betriebsrentengesetz wurde 1974 ins Leben gerufen. Zu diesem Zeitpunkt hatten die wenigsten Personen den Gedanken sich mit der digitalen Welt zu beschäftigen. Nur Bill Gates und Paul Allen gründeten 1975 das Microsoft Unternehmen, welche nichts mit der Versicherungswirtschaft am Hut hatten.
Deshalb gibt es grundsätzlich keinen einzigen Hinweis, wie sich ein Arbeitgeber mit der betrieblichen Altersversorgung in Verbindung mit der digitalen bAV Verwaltung verhalten soll. Das wird voraussichtlich in den nächsten 10 Jahren durch zukünftige Rechtsurteile und oder neuen Gesetzesänderungen erfolgen. Es gibt in der Regel nur gesetzlichen Rechtsvorschriften (z.B. § 4a BetrAVG) zur betrieblichen Altersversorgung, die eine Schriftform und zeitnah Übergabe an die Mitarbeitern vorsehen.
Dadurch das die betriebliche Altersversorgung (bAV) immer auf der Basis des Arbeitsrechtes aufgebaut ist, kommt das Nachweisgesetz (NachwG) zum Tragen. Eine Betriebsrente, unabhängig ob diese durch den Arbeitgeber oder durch den Arbeitnehmer finanziert wird, gehört diese Versorgungszusage immer zur Gesamtvergütung. Somit gilt der § 3 NachwG für die Änderungen der Versorgungszusage. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet Änderungen innerhalb von 1 Monat an den Mitarbeiter schriftlich mitzuteilen.
Wie wir alle wissen, basiert das Arbeitsrecht immer auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch und speziell der § 126b BGB sieht immer eine Textform vor, die lesbar, der Mitarbeitername enthalten ist und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.
Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das
- es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung si aufzubewahren oder zu speichern, das sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
- geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.
Mit der cloud-basierten digitalen bAV Verwaltung by VIAKP erfüllen Sie als Arbeitgeber alle genannten Rechtsvorschriften
Jeder Arbeitgeber verwaltet mit der digitalen bAV Verwaltung by VIAKP zeitgemäß alle benötigten Prozesse in der betrieblichen Altersversorgung (bAV).
Die Vorteile unserer cloud basierten digitalen bAV Verwaltung sind:
- Administration der bAV in der Cloud
- Alle Unternehmensinformationen können in der digitalen bAV & Benefits Mitarbeiter WebAPP aufgeführt werden
- Änderungen können direkt Online beantragt werden (z.B. Anschrift, E-Mail, uvm.)
- Anwendungsfreundliche bAV-Verwaltung
- Auf Wunsch zur digitalen bAV Information, persönliche Beratung von unabhängigen Experten für die betriebliche Altersversorgung
- Automatisierung der bAV Workflows
- bAV Administration durch die gesetzlich festgelegten Informationen
- bAV digital verwalten mit wenigen Klicks in Rekordzeit
- bAV online managen, unabhängig des Arbeitsplatzes und der Uhrzeit
- bAV Tool (z.B. Rentenberechnung)
- benutzerfreundliche Bedienung
- Beratungskontakt direkt per WebAPP
- Cloud-Lösung über deutsches Rechenzentrum
- Corporate Design nach Ihrer Unternehmenskultur
- Datenschutz nach deutschem Recht und unterschiedlichen Sicherheitskonzeptlösungen (z.B. Zwei-Faktor-Authentisierung)
- Digitale Personalakte für jeden gemeldeten Mitarbeiter
- Dolmetscher Verfahren beim on- und offboarding der Mitarbeiter mit bestehenden Betriebsrenten
- Effektive Verwaltung mit den online bAV Management by VIAKP
- E-Mail Benachrichtigung an dem Mitarbeiter bei neuem Posteingang (z.B. Dynamiknachtrag, Ist Zustand des Rückdeckungsvertrages der Betriebsrente, uvm.)
- keine Installation der digitalen bAV Verwaltung
- HR Informationsworkflow - Die festgelegten Personen im Unternehmen (GF, GGF, HR, Payroll, usw.) werden über jeden Arbeitszustand des Beratungsprozesses per Mail informiert. Selbstverständlich können die zugangsberechtigten Personen jeweils in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters den aktuellen Bearbeitungsprozess einsehen
- kosteneffiziente digitale bAV Verwaltung durch Software as a Service mit Dienstleistungsvereinbarung und monatlichen Zugangsportalkosten
- nachhaltige Verwaltung, auf Wunsch ohne Papier
- Mediathek mit Tutorials für alle Funktionen zum digitalen bAV Verwaltungsportal bzw. bAV Mitarbeiter WebAPP
- Mehr Zeit in der Personalabteilung und Lohnbuchhaltung durch die digitale bav
- Personalisierter Zugriff auf Wunsch mit Zwei-Faktor-Authentisierung (E-Mail oder SMS)
- Paralleles Arbeiten von unterschiedlichen Personen ist im digitalen bAV Protal möglich
- Outsourcing der betriebliche Altersvorsorge für die sichere und effiziente Abwicklung
- Schnelles Onboarding von Mitarbeitern
- Schnelles Offboarding von Mitarbeitern
- Schnittstellen mit Unternehmensprogramme
- Sprache des Mitarbeiters auf Wunsch. Die Informationen können in der Sprache Ihrer Mitarbeiter beim Login festgelegt werden
- Strukturierte bav Verwaltung
- Userfreundliche Nutzung - digitale bAV Verwaltung funktioniert auf allen Geräten mit Onlinezugang (IPad, IWatch, Laptop, PC, Smartphone)
- Verfügbarkeit 365/24
Haben Sie Fragen oder Interesse an einer Präsentation zur digitalen bAV Verwaltung für die effiziente Verwaltung Ihrer betrieblichen Altersvorsorge und den Informationspflichten gegenüber Ihren Mitarbeitern by VIAKP?
Der VIAKP e.V. steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern für ein unverbindliches Gespräch zur Seite.
Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf und wir zeigen Ihnen neue Möglichkeiten für die sichere und effiziente digitale Verwaltung Ihrer betrieblichen Altersversorgung. Effiziente bAV Verwaltung mit der digitalen bav.